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Manche lieben sie, einige hassen sie. Doch spätestens seit Corona kommt kaum einer an ihr vorbei: die Videokonferenz. Also Programm downloaden, Laptop auf den Tisch und los geht’s. Nun – ganz so schnell vielleicht doch nicht. Schließlich läuft bei einer Videokonferenz so einiges anders als beim Meeting in der analogen Welt. Aber mit ein paar Tipps bekommst du deine nächste Videokonferenz souverän über die Bühne.
Der Reihe nach. Beginnen wir doch erst einmal mit dem Programm. Apps wie Skype, Google Hangout oder auch Houseparty sind eher Programme für den privaten Gebrauch. Im professionellen Umfeld setzt man auf Microsoft Teams, Zoom, WebEx, GoToMeeting, Livesize oder ähnliche Apps. Was alle miteinander verbindet: Bei allen Anbietern handelt es sich um Cloud-basierte Lösungen. Der Service wird über Server im Internet bereitgestellt. Hat man sich auf die passende App verständigt, kann es mit den Vorbereitungen losgehen. 
 

Tipp eins: die Agenda
Bevor man in einer Videokonferenz zur Tagesordnung übergeht, muss man erst mal eine schaffen. Sinn, Zweck, und Ziele des Meetings sollten vorher also klar formuliert werden. Denn anders als bei einem normalen Meeting entfällt die gesamte nonverbale Kommunikation. Der lockere Smalltalk vor dem Meeting, in dem man sich noch einmal bespricht, fällt genauso aus wie die geschmeidige Kaffeepause zur Unterhaltung. Aber keine Panik: Eine freundlich formulierte Agenda hilft allen Beteiligten, schnell auf eine gemeinsame Linie zu kommen.

Tipp zwei: das richtige Outfit
Das Home-Office kennt natürlich seine eigenen Arbeitsregeln, aber ein eigener Dress Code gehört ganz sicherlich nicht dazu. Betrachte deine Videokonferenz als einen öffentlichen Auftritt, bei dem du dich, deine Kompetenz und deinen Status in der Runde durch deine Kleidung unterstreichst. Kleider machen Leute. Und zwar ganz besonders in einer Videokonferenz.

Tipp drei: die richtige Haltung
Mache nicht den Fehler und setze dich in einer Videokonferenz vor deinen Rechner, als würdest du gerade an ihm arbeiten. Das hätte wahrscheinlich zur Folge, dass dein Gesicht in Frankenstein-Perspektive von unten dargestellt wird, während von oben die Zimmerdecke samt Beleuchtung den Hintergrund markiert und dich im entzückenden Gegenlicht zeigt. Um das zu vermeiden, stellst du deinen Rechner am besten auf ein kleines Podest. 20-30 cm sind optimal. Achte darauf, dass der Bildschirm möglichst im rechten Winkel steht. Die Kameras in den Laptops haben in der Regel ein leichtes Weitwinkelobjektiv. Wenn du zu dicht vor dem Rechner sitzt, wird dein Gesicht sehr verzerrt dargestellt. Aber wenn du in normal gerader Position vor dem Rechner mit ausgestreckten Arm den Bildschirm berühren kannst, solltest du in der Videokonferenz ein gutes Bild abgeben.

Tipp vier: das richtige Licht
Die normale Bürobeleuchtung deines Arbeitsplatzes ist denkbar ungeeignet für eine Videokonferenz. Schließlich leuchtet sie von oben den Tisch aus statt von vorne dein Gesicht. Optimal ist es eigentlich, sich vor ein Fenster zu setzen. Scheint direktes Sonnenlicht herein, sollte man vielleicht eine Gardine vorziehen. Findet das Meeting zur späten Stunde statt, kann man sein Gesicht daher auch mit der Schreibtischlampe ausleuchten. Soviel Eitelkeit darf sein.

Tipp fünf: Hintergrund Information
Was spielt sich eigentlich hinter deinem Rücken ab? Am besten gar nichts. Denn ein unruhiger Hintergrund lenkt nur von deiner Person ab und stellt im Homeoffice eher Fragen nach deinem Einrichtungsstil und persönlichem Geschmack als nach deiner Fachkompetenz. Ein unbeschriebenes Flip-Chart oder eine Leinwand kann den Hintergrund angenehm beruhigen. Sollte das nicht möglich sein, sieh wenigstens zu, dass keine verfänglichen Gegenstände im Bild sind. Die anderen Meeting Teilnehmer sehen nämlich viel mehr als du denkst.

Tipp Sechs: der gute Ton
Hintergrundgeräusche nerven. Das gilt besonders für Videokonferenzen. Achte darum unbedingt darauf, das du in einer ruhigen Atmosphäre meetest. Gerade dann, wenn du im Home-Office bist, hat keiner Lust, deiner Spülmaschine beim Spülen zuzuhören. Oder den Kindern beim Zanken. Wenn du gerade selber nichts zu sagen hast, schaltest du das Mikrofon am besten auf stumm. So vermeidest du auch, dass du ins Bild kommst, nur weil dir deine doofe Kaffeetasse umgekippt ist.

Tipp sieben: in der Ruhe liegt die Kraft.
Es fällt nicht allen Menschen leicht, sich über einen längeren Zeitraum während einer Videokonferenz zu konzentrieren. Höfliche Umgangsformen, gegenseitiges Ausredenlassen und eine saubere Artikulation helfen, dass Informationen besser wahrgenommen werden. Viele Menschen neigen übrigens dazu, unter Anspannung schneller zu reden. Bemühe dich darum, ruhig etwas langsamer zu sprechen. Auch wenn der Schein manchmal trügt – du wirkst dadurch immer souveräner.

Tipp acht: schreibt mal wieder
Wenn du willst, das während der Videokonferenz von dir Notiz genommen wird, musst du dir wohl oder übel welche machen. Das fängt an mit den Namen aller Beteiligten. Schreibt sie dir während der Videokonferenz auf und sprich alle Teilnehmer mit Namen an. So fühlen Sie sich nicht nur im wahrsten Sinne des Wortes angesprochen, sondern hören dir auch aufmerksamer zu. Macht dir kurze Notizen zu ihren jeweiligen Standpunkten. Denn die fehlende Sitzordnung macht es nicht immer leicht, den Überblick zu behalten. Achte aber darauf, das keiner mitbekommt, dass du dir Notizen machst. Sonst bist du automatisch derjenige, der das Protokoll schreiben muss 🙂

Tipp neun: das Beste zum Schluss
Und das ist in dem Fall die Zusammenfassung. Weil du dir ja Notizen gemacht hast, kannst du zum Ende der Videokonferenz noch einmal das Wort ergreifen und die wesentlichen Punkte und Ergebnisse des Meetings zusammentragen. Das ist nicht nur professionell, sondern zeigt auch, dass du immer den Überblick behältst. Alle anderen Teilnehmer werden es dir außerdem wahrscheinlich danken.

Tipp zehn: zähl bis zehn
Die Videokonferenz ist zu Ende, alle haben sich voneinander verabschiedet und man unterhält sich im Kreis der Kollegen locker über das eben beendeten Kundenmeeting. Und dann das: Ein Mikrofon war noch offen. Hat der Kunde, den du im Nachhinein mit Tiernamen bezeichnet hast, etwa noch mitgehört? Fragen über Fragen. Die Antwort: vorher ausloggen, Rechner zuklappen und nach der Besprechung mit den Kollegen eine neue Verbindung aufbauen. Das klingt zwar ein bisschen umständlich, ist aber der beste Garant dafür, dass die nächste Videokonferenz mit diesem Kunden genauso angenehm verläuft wie die letzte.